¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos destinados a administrar, organizar y controlar la creación, almacenamiento, distribución y acceso de documentos en una organización. 

En el ámbito empresarial, esto implica desde la producción de documentos en diversos formatos, su clasificación y archivo, hasta su eventual eliminación o conservación permanente. 

La incorporación de tecnologías facilita la digitalización y la reducción en el uso de papel, permitiendo la automatización de tareas clave. Esto mejora el acceso a documentos y reduce los costos asociados con el almacenamiento físico.

Beneficios de implementar una solución de gestión documental

La implementación de una solución de gestión documental mejora la agilidad de la empresa, reduce los riesgos de pérdida de información y permite una mayor competitividad en el mercado. Entre los beneficios más destacados se encuentran:

• Aumento de la eficiencia operativa, al reducir significativamente el tiempo necesario para  localizar documentos.
• Reducción de costos, minimizando los gastos en espacio de almacenamiento y materiales.
• Mejora de la seguridad de la información, gracias a un control estricto sobre el acceso a los documentos.
• Cumplimiento normativo, facilitando auditorías, seguimiento y trazabilidad de los documentos.
• Facilitación del trabajo remoto y colaborativo, permitiendo acceder a los documentos desde cualquier dispositivo conectado a la red, sin importar la ubicación. 
• Reducción del uso del papel, promoviendo la sostenibilidad.
• Mejor servicio al cliente, respondiendo de manera más ágil y precisa a consultas o solicitudes.

Comparativa entre diferentes plataformas de gestión documental

La elección de una plataforma de gestión documental depende de varios factores, como el tamaño de la empresa, las necesidades de integración y el nivel de control requerido sobre los documentos. A continuación, analizamos algunas de las opciones:

• Microsoft SharePoint: Sobresale por su integración fluida con el ecosistema de Microsoft 365, facilitando la colaboración en tiempo real.

Al estar integrada con Microsoft OneDrive y otras aplicaciones como Azure, ofrece una solución completa de almacenamiento en la nube. 

Su gran capacidad de personalización y avanzadas funciones de seguridad lo convierten en una excelente opción para grandes organizaciones con recursos tecnológicos robustos.

• DocuWare:  Esta plataforma pone un gran énfasis en la digitalización de documentos, siendo  ideal para empresas que desean eliminar el uso de papel. Sin embargo, puede ser menos robusto en términos de integración con otras herramientas empresariales.
• Dropbox Business: Su principal ventaja es la facilidad de uso, con una interfaz intuitiva y opciones de colaboración en tiempo real. Sin embargo, carece de funciones avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, lo que puede limitar su funcionalidad en entornos más complejos.

Mejores prácticas para optimizar la gestión documental

Para optimizar la gestión documental, es fundamental estandarizar los procedimientos. Esto implica definir reglas claras para la clasificación, nomenclatura y archivo de documentos,asegurando que todos los miembros de la organización sigan un formato uniforme. De este modo, se reduce la confusión, se facilita la búsqueda de información y se mejora la trazabilidad. 

”Implementar soluciones de gestión documental, permite a las organizaciones eliminar procesos manuales y redundantes, facilitando una colaboración más ágil y efectiva entre equipos”

Además, es esencial aprovechar al máximo la tecnología mediante la implementación de un sistema que automatice tareas rutinarias. Establecer protocolos de respaldo y encriptación de los documentos garantiza la protección frente a la pérdida de datos o accesos no autorizados.

Otra práctica recomendable es definir un ciclo de vida claro para los documentos, determinando cuándo se deben actualizar, archivar o eliminar. Esto no solo ayuda a mantener la información actualizada, sino que también optimiza el uso de recursos de almacenamiento.

Errores comunes en la gestión documental

Existen varios errores comunes que pueden comprometer la eficiencia y seguridad de la información dentro de una organización. Suelen surgir por falta de planificación, implementación inadecuada de herramientas y falta de formación.

A continuación se detallan algunos de los más frecuentes: 

• Falta de estandarización en la clasificación de documentos, con normas claras sobre cómo se deben almacenar.
• No digitalizar ni reducir el uso de papel adecuadamente de los documentos, afectando la accesibilidad y la consistencia de la información.
• Falta de control de versiones para rastrear cambios y mantener un historial actualizado.
• No establecer niveles de acceso apropiados que aumenten el riesgo de alteraciones de información crítica.
• No realizar copias de seguridad de manera sistemática, perdiendo información valiosa en caso de fallos tecnológicos o incidentes imprevistos. 

DIMA como socio en gestión documental

DIMA es una empresa integradora de tecnología de la información, con amplia experiencia y conocimientos especializados en gestión documental, ofreciendo soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada empresa.

Proveemos soluciones con Microsoft SharePoint, una plataforma empresarial versátil para la gestión de contenidos y documentos, que también funciona como una herramienta colaborativa.

Nuestro equipo de profesionales está capacitado para adaptar las soluciones de gestión documental e integrarlas con otros sistemas empresariales, garantizando una implementación fluida y personalizada.

“La gestión documental eficiente no solo optimiza el flujo de información en tu empresa, sino que también es clave para reducir costos operativos y maximizar la productividad”

Como socio estratégico Gold de Microsoft, contamos conel nivel de canal de Microsoft más elevado para Bolivia. Nuestra estrecha relación con Microsoft nos permite disponer de personal técnico certificado y acceso directo a soporte especializado, asegurando la configuración de soluciones óptimas y adaptadas a las necesidades de cada cliente."

Conclusión

Hoy en día, una estrategia de gestión documental es esencial para empresas que desean agilizar sus operaciones, minimizar costos y mejorar la seguridad de su información. Al integrar tecnología avanzada, las organizaciones optimizan el acceso a documentos clave, eliminan tareas repetitivas y garantizan una administración de recursos más efectiva.

Una gestión documental eficiente no solo facilita el trabajo colaborativo y el acceso remoto a la información, sino que también ayuda a cumplir con regulaciones y normativas, reduciendo riesgos y mejorando la trazabilidad en cada proceso. Esto se traduce en una ventaja competitiva clave para enfrentar las exigencias del mercado actual.

En DIMA, contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para transformar la gestión documental de tu empresa. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar tus procesos y fortalecer tu competitividad.

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