¿Qué es la facturación electrónica y cómo funciona en Bolivia?

La facturación electrónica es un sistema que permite la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato digital, eliminando el uso de documentos en papel.

El objetivo principal es modernizar el sistema tributario, facilitar el cumplimiento de obligaciones fiscales  y reducir la evasión de impuestos, permitiendo agilizar los procesos comerciales.

Este proceso no solo agiliza las transacciones comerciales, sino que también mejora la precisión y la eficiencia en la gestión contable y administrativa.

En Bolivia, la facturación electrónica está regulada por el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN).  Se establece obligatoriedad mediante la Resolución Normativa No.102100000011, aprobada el 11 de agosto de 2021, para su implementación progresiva.

Existen tres tipos de facturación en línea para diferentes contribuyentes:

Facturación electrónica en línea

Utilizada por empresas con un alto volumen de facturación. Se gestiona digitalmente mediante el SIN, solicitando un código de facturación diaria. El sistema verifica que la factura cumpla con todas las normativas y requisitos fiscales. 

Una vez validada, la factura recibe un código único de autorización que la certifica como documento legalmente válido. Posteriormente, la factura se envía al cliente en formato digital, generalmente a través de correo electrónico.

"Aunque la adopción de la facturación electrónica puede encontrar resistencia inicial, su implementación a largo plazo promete mayor transparencia y control en las transacciones comerciales."

Facturación computarizada en línea

Este tipo es similar a la anterior, pero para empresas con menor volumen de facturación. El procedimiento es el mismo, pero no requiere firma digital, sino la huella digital.

Facturación portal web en línea

Dirigida a pequeñas empresas con bajo volumen de facturación. Esta modalidad permite declarar las facturas manualmente, mediante suscripción al portal web del SIN. Este se encarga de autorizar las credenciales para su emisión. Es una opción sencilla para contribuyentes con recursos limitados.

Beneficios de implementar la facturación electrónica en tu empresa

Implementar la facturación electrónica en una empresa ofrece una serie de beneficios significativos que impactan positivamente en varios aspectos operativos, financieros y de cumplimiento normativo. 

Algunos de los principales beneficios incluyen:

• Reducción de costos: elimina la necesidad de imprimir, almacenar y enviar facturas en papel, así como los gastos asociados a la manipulación física de documentos.
• Eficiencia operativa: agiliza los procesos de facturación y pago, y reduce los errores humanos.
• Mejora en la gestión y control: permite el seguimiento de las facturas en tiempo real.
• Cumplimiento de normativas fiscales y legales: reduce el riesgo de sanciones y multas por incumplimiento.
• Sostenibilidad y responsabilidad ambiental: contribuye a la reducción del uso de papel, lo cual tiene un impacto positivo en el medio ambiente.
• Seguridad y confidencialidad: reduce el riesgo de fraude.
• Mejora en las relaciones comerciales: optimiza el flujo de caja. 

Requisitos legales y normativos de la facturación electrónica en Bolivia

La implementación de la facturación electrónica en Bolivia está regida por una serie de requisitos legales y normativos establecidos por el Servicio de Impuestos Nacionales en la Resolución Normativa No.102100000011.  

Estas normativas buscan asegurar la correcta emisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas, garantizando así el cumplimiento fiscal de la Administración Tributaria.

En general, la norma exige que toda operación debe registrar y validar la factura en la base de datos del servicio de impuestos nacionales.

Dependiendo del tipo de contribuyente, existen diferencias en los requisitos de estas operaciones, pero todas deben seguir el formato XML e incluir un código de validación. 

Para la modalidad de facturación electrónica en línea, se requiere un certificado de firma electrónica procedente de una entidad autorizada.

En la facturación computarizada en línea y portal web en línea, el SIN otorga credenciales a aquellos contribuyentes que cumplan los requisitos de usarla.

Es indispensable utilizar un software de facturación electrónica autorizado por la Administración tributaria para el cumplimiento de las regulaciones vigentes. 

A continuación se detallan los principales requisitos normativos:

• Registro de contribuyentes: Todos los contribuyentes deben estar debidamente registrados en el SIN.
• Autorización de software: El software utilizado debe estar autorizado y cumplir con las especificaciones técnicas y de seguridad establecidas por la entidad.
• Código Único de Facturación (CUF): Generado por el SIN, garantiza la autenticidad de la factura.
• Formato de la factura: Debe cumplir con los estándares establecidos por el SIN.
• Firma digital: Asegura la autenticidad del documento.
• Validación y certificación: Las facturas deben ser validadas y certificadas por el SIN.
• Envío y recepción en formato digital: Las facturas deben ser enviadas y recibidas en formato digital. 
• Seguridad y acceso: Las facturas deben ser almacenadas de manera segura para futuras auditorías.

Principales desafíos al adoptar la facturación electrónica en Bolivia

Aunque la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas, las empresas en Bolivia deben estar preparadas para enfrentar varios desafíos durante su implementación. 

Las empresas deben invertir en software autorizado por el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) para la emisión de facturas electrónicas. 

La implementación de facturación electrónica puede requerir la actualización de la infraestructura tecnológica, incluyendo hardware y redes, para asegurar un funcionamiento eficiente y seguro.

Contar con un aliado que te ayude a integrar esta tecnología de manera efectiva es crucial. Por esto, puedes contar con los recursos y los profesionales adecuados de Dima para esta integración. 

Ofrecemos el asesoramiento que necesita tu empresa para digitalizar procesos mediante un software confiable y certificado.  

 "La facturación electrónica mejora significativamente la eficiencia operativa, permitiendo a las empresas bolivianas minimizar errores en sus procesos administrativos."

Asimismo, es necesario capacitar al personal en el uso del nuevo software y gestionar la resistencia al cambio para asegurar una adopción exitosa. 

Las empresas deben verificar la compatibilidad del software con sus sistemas contables e implementar medidas de seguridad informática contra ciberataques.

Algunos clientes pueden resistirse a adoptar la facturación electrónica, prefiriendo los métodos tradicionales. 

Sin embargo, con una planificación adecuada, capacitación continua y estrategias bien gestionadas, es posible superar estos obstáculos y aprovechar al máximo los beneficios de la facturación electrónica.

Herramientas y soluciones para la facturación electrónica

La implementación de la facturación electrónica requiere el uso de soluciones tecnológicas que faciliten la emisión, recepción, almacenamiento y gestión de facturas electrónicas.

Las empresas deben evaluar sus necesidades específicas y seleccionar las herramientas que mejor se adapten a sus operaciones para asegurar el máximo aprovechamiento de sus beneficios.

Para lograr este objetivo, es indispensable contar con un software de facturación electrónica, servicios en la nube, sistemas ERP integrados y sistemas de seguridad informática, entre otros.

Conclusión

La adopción de la facturación electrónica en Bolivia representa un avance significativo hacia la modernización de los procesos empresariales y el cumplimiento normativo. 

A través de esta digitalización, las empresas pueden disfrutar de una serie de ventajas, como la reducción de costos y un mayor control sobre sus transacciones. 

La clave para el éxito radica en una planificación adecuada y en la disposición para adaptarse a los cambios tecnológicos, transformando positivamente el panorama empresarial.

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